Modelo Estandar de Control Interno
INFORME TERMINACIÓN IMPLEMENTACIÓN MECI
En cumplimiento al Decreto 1599 de 2005 y los lineamientos del Gobierno Nacional, se desarrollaron los 29 elementos que conforman el Modelo Estándar de Control Interno, los cuales a continuación se describen, de acuerdo al subsistema al que pertenece.
Es de recordar, que el propósito esencial del MECI es orientar hacia el cumplimiento de los objetivos, misión, visión, principios, metas y políticas institucionales y el desarrollo, ejecución de los planes, programas, procesos, actividades, procedimientos de manera racional y responsable de los recursos de la entidad, con la intervención de los funcionarios en pro del mejoramiento continuo, de tal forma que se cumpla y satisfaga las necesidades contraídas con la ciudadanía, garantizando la fluidez de la información y comunicación entre los mismos, y así, corregir de manera oportuna las debilidades que se presenten.
La oficina de control interno, continuara ejerciendo su función evaluadora, como el seguimiento de mejora de estos productos, en beneficio de la entidad.
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CONTROL ESTRATEGICO
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AMBIENTE DE CONTROL
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ACUERDOS , COMPROMISOS O PROTOCOLOS ETICOS
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Código de Ética
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Acuerdos, Compromisos o protocolos éticos
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DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO
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Proceso de selección, inducción, reinducción, retiro y evaluación de desempeño
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Manual de funciones y competencias
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Nivel de responsabilidad y autoridad
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Plan de capacitación
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Programa de bienestar social
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Programa de Salud Ocupacional
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Plan de incentivos
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ESTILO DE DIRECCION
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Plan Estratégico
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Políticas de buen gobierno
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DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
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PLANES Y PROGRAMAS
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Plan Estratégico
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Planes de Acción y/o Operativos
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Plan de compras
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Plan de indicadores
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Proceso de evaluación satisfacción al cliente
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MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS
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Caracterización de procesos
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Planificación de la calidad
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Políticas y objetivos de calidad
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Mapa de procesos
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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
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Organigrama
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Nivel de Responsabilidad y autoridad
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ADMINISTRACION DE RIESGOS
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CONTEXTO ESTRATEGICO
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Instructivo mapa de riesgos
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Contexto estratégico
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IDENTIFICACION DE RIESGOS
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Identificación de riesgos
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ANALISIS DEL RIESGO
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Análisis de riesgos
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VALORACION DEL RIESGO
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Valoración del riesgo
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Mapa de riesgos por proceso
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POLITICA DE ADMINISTRACION DEL RIESGO
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Mapa de riesgos institucional
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Políticas generales y de manejo para la administración del riesgo
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CONTROL DE GESTION
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ACTIVIDADES DE CONTROL
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POLITICAS DE OPERACIÓN
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Políticas de Operación
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PROCEDIMIENTOS
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Manual de procedimientos e instructivos
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Manual de calidad
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Control de documentos y de registros
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CONTROLES
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Controles correctivos y preventivos
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Acciones correctivas, preventivas y de mejora
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INDICADORES
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Plan de Indicadores (eficiencia, eficacia y efectividad)
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MANUAL DE OPERACIONES
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Manual de Operaciones
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INFORMACION
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INFORMACION PRIMARIA
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Mecanismos para la recepción, registro y atención de sugerencias, peticiones, quejas, reclamos por parte de la ciudadanía. (Procedimiento participación Ciudadana y de Quejas, recepción, pagina Web, correo electrónico, línea gratuita, portafolio de tramite, buzón de sugerencias)
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Fuentes de información primaria: Encuestas de satisfacción del cliente, atención quejas y reclamos inherentes al servicio, atención de sugerencias, rendición de la cuenta de los sujetos de control, normatividad, sysman documental, recepción, correo electrónico, pagina web. Se encuentran en los siguientes procedimientos procedimiento para satisfacción del cliente, procedimiento para derechos de petición, quejas y reclamos inherentes al servicio, procedimiento de participación ciudadana, procedimiento e instructivo de rendición de cuentas, procedimiento de control de documentos.
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Mecanismos de consulta con distintos grupos de interés para obtener información sobre necesidades y prioridades en la prestación del servicio (Rendición de Cuentas e informes, Veedurías ciudadanas, núcleos comunitarios, Auditorias Articuladas, Audiencias Publicas)
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Mecanismos para obtención de información para la gestión de la entidad (Enlaces - LEGIS, SENADO, CONTRALORIA GRAL, AUDITORIA, CONTADURIA, etc., calendario de obligaciones legales y listado maestro de documentos de origen externo, descripción de los bienes, servicios, y obras civiles (CUBS) y los precios indicativos del mercado, que se encuentran registrados en el SICE, veedurías y grupos de control social, consultas a la ciudadanía, mecanismos de atención a sugerencias, quejas y reclamos )
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INFORMACION SECUNDARIA
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Mecanismos para recibir sugerencias o recomendaciones por parte de los servidores (Spark, comunicaciones internas, intranet, intercomunicadores, correo electrónico, cartelera y los diferentes comités de la entidad)
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Fuentes internas de información: manuales, informes, guías, actas, protocolos, actos administrativos están identificados en cada proceso.
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Listado maestro de documentos y formatos
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Control de documentos y de registros
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Tablas de retención documental
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SISTEMAS DE INFORMACION
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Manejo sistematizado de la correspondencia - Software Sysman documental
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Manejo sistematizado de recursos físicos, financieros - Software Sysman financiero
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Sistema documental institucional -Procedimiento gestión documental.
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Medios Tecnológicos o electrónicos para la atención a las peticiones, quejas reclamaciones o recursos ( Pagina Web, correo electrónico)
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Procedimiento de Sistemas
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COMUNICACIÓN PUBLICA
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COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
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Proceso de comunicación entre la dirección y los demás servidores - Procedimiento de Comunicaciones y publicaciones
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Procedimiento de sistemas
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COMUNICACIÓN INFORMATIVA
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Proceso de comunicación entre la entidad y los ciudadanos - Procedimiento de Comunicaciones y Publicaciones
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Publicación de los resultados de gestión de la entidad Pagina Web
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Publicación de programas, proyectos, obras, contratos (Sice, Cartelera, Pagina Web)
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Rendición anual de cuentas con la intervención de los distintos grupos de interés, veedurías y ciudadanía (Audiencias públicas con su registro de asistencia)
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Publicación de los tramites y formularios oficiales a través de medios tecnológicos o electrónicos (Pagina Web)
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MEDIOS DE COMUNICACIÓN
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Medios de comunicación entre la entidad, cliente, grupos de interés y organismos de control (Procedimiento de Comunicaciones, pagina Web, Sice, Cartelera, Audiencias Publicas, correo electrónico, línea telefónica, fax, correo postal, comunicados de prensa, memorandos, correspondencia sistematizada)
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Área de atención al usuario que facilite el acceso a la información sobre los servicios que ofrece la entidad (Recepción, participación ciudadana, quejas)
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Medios de acceso a la información con que cuenta la entidad (Computadores, Internet, fax, líneas telefónicas, scanner, , página Web)
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Publicación a través de medios electrónicos de leyes, decretos, actos administrativos o documentos de interés público (Pagina Web, Intranet y publica).
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CONTROL DE EVALUACION
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AUTOEVALUACION
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AUTOEVALUACION DEL CONTROL
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Actividades de sensibilización a los servidores sobre la cultura de auto evaluación y autocontrol (Spark, encuestas, evaluación de competencias).
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Herramientas de auto evaluación de control (puntos de control definidos en cada proceso)
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El producto se encuentra integrado con la encuesta que se remite al DAFP sobre avance de la implementación del MECI y se relaciona con el Informe Ejecutivo Anual
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AUTOEVALUACION DE GESTION
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Herramientas de auto evaluación de gestión (Plan de indicadores, informes de gestión trimestral, medición al sistema de gestión de calidad, revisión por la dirección, seguimiento anual al plan estratégico, seguimiento para la mejora)
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EVALUACION INDEPENDIENTE
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EVALUACION INDEPENDIENTE AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
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Informe Ejecutivo Anual de Control Interno
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AUDITORIA INTERNA
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Procedimiento auditoria de control Interno y de calidad
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Cronograma de auditorias internas de control interno y de calidad
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PLANES DE MEJORAMIENTO
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PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL
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Plan de mejoramiento institucional suscrito con la Auditoria General de la Republica
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PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS
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Planes de mejoramiento por procesos suscritos con control interno
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Seguimiento continúo de los planes de mejoramiento.
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PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL
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Planes de mejoramiento individual suscrito con cada jefe inmediato.
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Resolución MECI
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