A

Anualidad


El año fiscal comienza el 1 de Enero y termina el 31 de Diciembre de cada año. Después del 31 de Diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducaran sin excepción.

Análisis de Riesgos


Elemento de Control que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su aceptación y manejo. Se debe llevar a cabo un uso sistemático de la información disponible para determinar cuán frecuentemente pueden ocurrir eventos especificados y la magnitud de sus consecuencias.

Análisis de Beneficio-Costo


Una herramienta de la Administración de Riesgos usada para tomar decisiones sobre las técnicas propuestas por el grupo para la administración de los riesgos, en la cual se valoran y comparan los costos, financieros y económicos, de implementar la medida, contra los beneficios generados por la misma. Una medida de la Administración del riesgo será aceptada siempre que el beneficio valorado supere al costo.

Amenazas


Eventos, hechos o tendencias en el entorno de una organización que inhiben, limitan o dificultan su desarrollo operativo.

AIU


Administración, imprevistos, utilidades.

Ahorro


Erogación dejada de hacer o pagar por parte del Sujeto de Control, al atender una advertencia o notificación de hallazgo por parte del organismo de control fiscal.

Advertencia


Pronunciamiento de carácter preventivo, comunicado al sujeto de control por parte de la Contraloría, cuando está en riesgo el patrimonio público.

B

Bienestar Social Laboral


Son programas dirigidos a los funcionarios y sus familias, con el fin de motivar el desempeño eficaz y el compromiso de los empleados, además mantener niveles adecuados de calidad de vida laboral, a través de actividades recreativas, culturales, promoción y prevención de la salud, entre otros.

Beneficio


Impacto positivo en el sujeto de control y/o en determinado sector de la comunidad generado por una actuación de la Contraloría, que puede derivarse del proceso auditor, de los estudios macroeconómicos comunicados, o de advertencias, pronunciamientos o acciones del control fiscal participativo.

Base de Datos


Conjunto de ficheros dedicados a guardar información relacionada entre sí, con referencias entre ellos de manera que se complementen con el principio de no duplicidad de datos.

Backup


Copias de seguridad. Proceso para salvaguardar los datos en un medio distinto al disco que normalmente se está utilizando.

C

 

Coherencia Macroeconómica


El presupuesto debe ser compatible con las metas macroeconómicas fijadas por el gobierno en coordinación con la junta directiva del Banco de la república.

COPASST


Comite paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, encargado de acompañar y apoyar la implemnetacion de Sistema de Gestion de Seguridan y Salud en el Trabajo.

Control Fiscal


Es una función pública, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del Estado en todos sus órdenes.

Control Comunitario – Ciudadano


Es la vigilancia que pueden ejercer los ciudadanos individual o colectivamente considerados sobre la gestión pública y de los particulares que manejan bienes o recursos públicos.

Control


Es toda acción que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el desempeño de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado para la adopción de medidas preventivas. Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos.

Contrato Legalizado


Es aquel que una vez perfeccionado, cuenta con la existencia del registro presupuestal correspondiente y la aprobación de la garantía única para su ejecución.

Contrato con Formalidades Plenas


Es un documento escrito, firmado por las partes en el que además de establecer los elementos esenciales del contrato, se incluyen las demás cláusulas a que haya lugar, y el cual es publicado en la forma prevista por la ley.

D

Documento obsoleto


Es el documento que derivado de un cambio o de su eliminación pierde su vigencia.

Documento interno


Es la información y medio de soporte establecidos al interior de la entidad.

Documento externo


Es la información y medio de soporte que vienen de afuera de la entidad, como leyes, ordenanzas, decretos, entre otros.

Distribución de documentos


Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. 

Disposición Final de los documentos


Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal o permanente o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

Disponibilidad Presupuestal


Documento que afecta preliminarmente el presupuesto y garantiza la apropiación presupuestal suficiente, por lo tanto no tiene un beneficiario y su expedición es de carácter informativo.

Digitalización


Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que solo puede ser leída o interpretada por computador. 

 

E

Equipo de medición


Instrumento, software, patrón, material de referencia o equipos auxiliares, o combinación de ellos, necesarios para llevar a cabo un proceso de medición.

Evaluación del Riesgo


Proceso utilizado para determinar las prioridades de la Administración del Riesgo comparando el nivel de un determinado riesgo con respecto a un estándar determinado.

Estabilizador


Es un instrumento electrónico cuya principal función es tornar la tensión de la red eléctrica que alimenta el computador igual a la red que es soportada por el equipamiento en cuestión. Eso quiere decir que con el uso de un estabilizador es más fácil asegurar que las oscilaciones en el voltaje de la corriente eléctrica no sean sentidas por el computador y, de esa manera, eviten mayores daños en el equipamiento.

Especialización


Las apropiaciones deben referirse en cada órgano de la de la administración a su objeto y funciones y se ejecutaron estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas.

ESP


Empresas de Servicios Públicos.

ESE


Empresas Sociales del Estado.

Evaluación a proveedor


Es el examen sistemático que se realiza para determinar en qué grado el proveedor satisfizo los requerimientos especificados o se comprometió con la entidad.

F

 

Frecuencia


Medida del coeficiente de ocurrencia de un evento expresado como la cantidad de veces que ha ocurrido un evento en un tiempo dado.

Fortalezas


Actividades o atributos internos de una organización que contribuyen y apoyan el logro de los objetivos de la institución.

Formación


Primera etapa de desarrollo de una persona que se caracteriza por una programación curricular en alguna disciplina y que permite a quien la obtiene alcanzar niveles educativos cada vez más elevados.

Flexómetro


Es un instrumento de medición similar a una cinta métrica, con la particularidad de que está construido en chapa metálica flexible debido su escaso espesor, dividida en unidades de medición (en centímetros y milímetros por un lado y en pulgadas por el otro lado), y que se enrolla en espiral dentro de una carcasa metálica o de plástico. Algunas de estas carcasas disponen de un sistema de freno o anclaje para impedir el enrollado automático de la cinta, y mantener fija alguna medida precisa de esta forma. Los flexómetros se suelen fabricar en longitudes comprendidas entre uno y ocho metros, y excepcionalmente de diez metros.

Fenecimiento


Mediante el cual se pone fin a la revisión de la cuenta rendida a la Contraloría Departamental del Meta por los sujetos de control. Si la CDM encuentra que los resultados obtenidos en el proceso de revisión no son satisfactorios se entenderá por no fenecida. Si con posterioridad a la revisión de cuentas de los responsables del erario aparecieren pruebas fraudulentas o irregulares relacionadas con ellas se levantará el fenecimiento y se iniciará un juicio fiscal.

Fallo sin responsabilidad fiscal


Se profiere cuando en el proceso se desvirtúen las imputaciones formuladas o no exista prueba que conduzca a la certeza de uno o varios de los elementos que estructuran la responsabilidad fiscal.

Fallo con responsabilidad fiscal


Determinación del presunto responsable fiscal cuando en el proceso obre prueba que conduzca a la certeza de la existencia del daño al patrimonio público.

G

 

GPS


Sistema de Posicionamiento Geográfico: es un Sistema Global de Navegación por Satélite (GNSS) que permite determinar en todo el mundo la posición de un objeto (obra, áreas de terrenos de reforestación, entre otras), una persona, un vehículo o una nave, con una precisión hasta de centímetros.

Grado de Consulta


Revisión en segunda instancia que procede cuando se dicta auto de archivo, cuando el fallo sea con responsabilidad fiscal y el responsabilizado hubiere estado representado por un apoderado de oficio, con la finalidad de defender e interés público, el ordenamiento jurídico y los derechos y garantías fundamentales.

Gestor Fiscal


Es el servidor público que tenga disponibilidad jurídica de los bienes o recursos del Estado o los particulares que tengan capacidad decisoria frente a los fondos o bienes del erario puestos a su cargo.

Gestión Fiscal


Es el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a las adecuadas y correctas adquisiciones, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, el manejo y la inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del estado y atendiendo a los principios de gestión fiscal.

Garantía Única


Consiste en la póliza expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia, o en la garantía bancaria, cuyo objeto es el de respaldar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan a cargo del contratista frente a la Contraloría Departamental del Meta, por razón de la celebración, ejecución y liquidación del contrato.

H

 

Homeostasis presupuestal


El crecimiento real del presupuesto de rentas incluida la totalidad de los créditos adicionales de cualquiera naturaleza, deberán guardar congruencia con el crecimiento de la económica, de tal manera que no genere desequilibrio macroeconómico.

Hardware


Se denomina así al conjunto de componentes físicos dentro de la informática (un teclado, una placa).

Hallazgo fiscal


Todo hallazgo administrativo en el que se tipifica que los servidores públicos o los particulares han realizado una gestión fiscal deficiente, contraria a los principios establecidos para la función, que han producido un presunto daño patrimonial al Estado.

Hallazgo


Hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición [situación detectada] con el criterio [deber ser].

I

 

Intranet


Es un conjunto de contenidos compartidos por un grupo bien definido dentro de una organización, tienen gran valor como repositorio documental, convirtiéndose en un factor determinante para conseguir el objetivo de la organización sin papeles.

Internet


Es un sistema mundial de redes, por medio del cual un usuario en cualquier computadora puede acceder a la información de otra computadora y puede tener comunicación directa con otros usuarios en otras computadoras.

Informe de gestión


Es el resultado de las actividades realizadas para dar cumplimiento al plan operativo de las dependencias y al plan estratégico de la entidad.

Inembargabilidad


  • Son inembargables las rentas incorporadas al presupuesto general de la nación, así como los bienes y derechos que los conforman.

No obstante la anterior inembargabilidad, los funcionarios competentes deberán adoptar las medidas conducentes al pago de las sentencias en contra de los órganos respectivos, dentro de los plazos establecidos para ello, y respetarán en su integralidad los derechos reconocidos a terceros en estas sentencias.

Inducción


Actividad que está orientada a brindarle al funcionario información de la entidad, sobre reglamentos, políticas y gestión organizacional y además a ofrecerle capacitación específica en la ejecución de actividades referentes al puesto de trabajo.

Indicador


Es la valoración de una o más variables que informa sobre una situación y soporta la toma de decisiones, es un criterio de medición y de evaluación cuantitativa o cualitativa.

Indagación Preliminar


Procedimiento que se caracteriza por ser extraprocesal, y tiene por objetivo verificar la competencia del órgano fiscalizador, la ocurrencia de la conducta y su afectación al patrimonio estatal, determinar la entidad afectada e identificar a los servidores públicos y a los particulares que hayan causado el detrimento o intervenido o contribuido a él.

J

 

Jurisdicción Coactiva


Conjunto de procesos para hacer efectiva la orden dictada por la administración para el cobro coactivo de una obligación. Es una acción de naturaleza administrativa y no judicial. Atribución asignada a las entidades de derecho público, tanto nacionales como territoriales, para hacer efectivas por sus propios medios las obligaciones legalmente causadas en su favor cuando los deudores las incumplen. Procede igualmente contra las obligaciones exigibles a los funcionarios públicos.

L

Listado maestro de documentos


Documento en el cual se relaciona la información de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, mediante el cual se lleva un control de los consecutivos.

Línea de base


Es el valor del indicador del problema social identificado que se va a solucionar o a mitigar con la intervención del sujeto de control a través de sus planes, programas y proyectos. Las contralorías evalúan la consistencia de las líneas de base para medir su propia contribución al mejoramiento de la gestión pública desde su labor de control fiscal.

Línea de Auditoria


Es un proceso, ciclo, proyecto, programa, área o actividad que el auditor después de haberla valorado, considera relevante incluir en el examen de auditoría.

Licitación Pública


Es el procedimiento mediante el cual la Contraloría Departamental del Meta, formula públicamente una convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas, y se seleccione entre ellas la más favorable. 

M

Muestra


Es un subconjunto representativo seleccionado de la población, una buena muestra es aquella que refleja las características esenciales de la población de la cual se obtuvo. La muestra será representativa (muestra aleatoria) de la población si las probabilidades de selección de cada uno de los elementos es la misma; en caso contrario, es decir que algunos de los elementos de la población tengan más probabilidad de ser escogidos que otros, la muestra se considera no aleatoria.  

Mitigación


Acción correctiva adelantada por un sujeto de control o un particular ante un hallazgo, advertencia u otro tipo de pronunciamiento de la Contraloría, que genere como resultado la mitigación o disminución de los efectos negativos del daño causado al patrimonio ambiental.

Microfilmación


Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.

Método DOFA


Es una herramienta utilizada como método de diagnóstico empresarial, cuyas siglas en español corresponden a Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas; es de un método de uso común en el ámbito empresarial y muchas ocasiones, se propone aplicarla como un método de análisis colectivo ágil para tratar un problema desde múltiples perspectivas.

Mensaje


Información que se transmite.

Memorando


Comunicación escrita de carácter interno utilizado para tratar asuntos referentes a órdenes, autorizaciones, conceptos, informes, orientaciones, pautas, recordatorios, etc., que agilicen la gestión institucional entre dependencias de la misma Contraloría.

Mejora Continua


Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.

N

No Conforme


Es un producto que no cumple uno o más requisitos especificados.

Nivel de Riesgo


El resultado de la aplicación de la escala escogida para determinar el nivel de riesgo de acuerdo a la posibilidad de ocurrencia, teniendo en cuenta los controles existentes.

Nivel de estructura


Son los elementos que aparecen inicialmente en el menú de la columna izquierda de la página WEB de la Contraloría Departamental del Meta. Los sub niveles aparecen cuando se está navegando dentro del respectivo nivel al que pertenece.

O

 

OVF


Oficina Vigilancia Fiscal.

Organización de documentos


Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte de los procesos archivísticos.

Ordenación documental


Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

Oportunidades


Son situaciones, eventos o hechos favorables, actuales o futuros que ofrece el entorno a la Contraloría, cuyo aprovechamiento adecuado mejoraría sus procesos, su desarrollo operativo y posición de competencia.

Odómetro


Es un dispositivo ideal para determinar todo tipo de distancias (calles, carreteras, caminos, andenes, sardineles, terrenos, entre otros)

P

 

Proveedor


Es la organización o persona que proporciona un producto. Puede ser productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador de un servicio o información. En una situación contractual el proveedor puede denominarse contratista.

Producto o servicio crítico


que influye directamente en la prestación del servicio o producto de la Contraloría Departamental del Meta.

Producción documental


Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

P.S.O


Programa de Salud Ocupacional.

Programación integral


Todo programa presupuestal, deberá contener simultáneamente los gastos de inversión y de funcionamiento que las exigencias técnicas y administrativas demanden como necesarios para su ejecución y operación, de conformidad con los procedimientos y normas legales.

Programa de Auditoría


Es un plan detallado de la auditoria donde se define el cómo, dónde y el por qué, cada uno de ellos se divide en procedimientos / Esquema detallado del trabajo por realizar y los procedimientos a emplear durante la Fase de Ejecución, determinando la extensión y la oportunidad en que serán aplicados así como los papeles de trabajo que han de ser elaborados. Articulación de procedimientos propios de auditoría financiera, de auditoría de gestión y auditoría de cumplimiento y cualquier otro tipo de auditoría especializada que se requiera.

Proceso


Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Q

Quejoso


Persona o entidad que informa de una situación irregular.

Queja


Presentación verbal o escrita de una situación que produce inconformidad, con el fin de corregir errores, y reparar daños.

R

Riesgo residual


Es el riesgo que queda después de que se han identificado opciones de tratamiento y se han implementado planes de tratamiento. Es el riesgo que queda cuando las técnicas de la administración del riesgo han sido aplicadas.

Riesgo absoluto


El máximo riesgo sin los efectos mitigantes de la administración del riesgo.

Riesgo


Posibilidad de ocurrencia de toda aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.

Resultados de la Auditoría


Describe por cada línea de auditoría, los resultados del desarrollo de los programas de auditoría.

Red


Una red es una serie de puntos o nodos interconectados por algún medio físico de comunicación, las redes pueden interconectarse con otras redes y contener sub-redes.

Recuperación


Valor derivado de acciones correctivas realizadas por un sujeto de control en cuanto a la recuperación de activos o eliminación de pasivos inexistentes, reincorporación de bienes o derechos por devolución, reintegro, cancelación, supresión o reducción de obligaciones. Lo anterior, se traduce en el aumento patrimonial sin erogación de fondos, e incluye las recuperaciones de cuencas, acequias y humedales, rondas, espacio público, usos del suelo, población beneficiada de todos los anteriores, gracias a los pronunciamientos del organismo de control. En aquellos casos en los que no sea posible la cuantificación de los beneficios, por lo menos deberán explicarse en cuadro anexo las evidencias fácticas de los mismos y el número aproximado de población beneficiada.

Incluye además, la identificación de derechos que las entidades no ejercen, tales como la acreditación de la propiedad de muebles o inmuebles, aplicación de multas, cobro de intereses moratorios, recuperación coactiva de cartera, entre otros. El beneficio de este tipo de hallazgos inicialmente puede equipararse al valor de los bienes incorporados o el dinero proveniente de los derechos ejercidos.

Retroalimentación


Información sistemática sobre los resultados alcanzados en la ejecución de un plan, que sirven para actualizar y mejorar la planeación futura.

S

Suspensión de términos en el proceso de responsabilidad fiscal


Figura procesal en virtud de la cual no corren los términos dentro del proceso de responsabilidad fiscal, ni se realiza actuación alguna.

Sujetos de responsabilidad fiscal


Personas naturales obligadas a responder pecuniariamente por el correcto manejo de los bienes y los fondos públicos.

Sujetos de control


Entidad o persona sujeta de fiscalización y por lo tanto con la responsabilidad de rendir cuenta sobre los resultados de su gestión a las Contralorías. Estos sujetos de control están definidos por resolución.

Software


Todos los componentes informáticos de carácter no físico, sino lógico, como pueden ser sistemas operativo, programas dedicados a la gestión de diseño, etc.

Situación Administrativa


Posición jurídica en que se pueden encontrar los funcionarios a lo largo de su vinculación laboral y de los que se deriva una serie de efectos económicos y de cómputo de servicios efectivos en la administración.

SICE


Sistema de Información de Contratación Estatal.

T

Trámite de documentos


Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. 

Traslado presupuestal


Modificación que disminuye el monto de una apropiación para aumentar la de otra, en la misma cuantía, mediando el certificado de disponibilidad al rubro que se contraacredita.

Técnicas para manejar el Riesgo


Evitar o prevenir, reducir, dispersar, transferir y asumir riesgos.

Tablas de Retención Documental (TRD)


Elemento indispensable en la gestión documental e instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión y central de las entidades, éstas, deberán elaborarlas y adoptarlas para la implementación del Programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002.

U

UPS


Es una fuente de suministro eléctrico que posee una batería con el fin de seguir dando energía a un dispositivo en el caso de interrupción eléctrica. Los UPS suelen conectarse a la alimentación de los equipos de cómputo, permitiendo usarlas varios minutos en el caso de que se produzca un corte eléctrico.

Universalidad


El presupuesto contendrá la totalidad de los gastos públicos que se espere realizar durante la vigencia fiscal respectiva. En consecuencia ninguna autoridad podrá efectuar gastos públicos, erogaciones con cargo al tesoro o transferir crédito alguno, que no figuren en el presupuesto.

Unidad de Caja


Con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el Presupuesto.

V

Visión


Establecer el estado deseado de la organización a largo plazo, es decir, la descripción de la situación a la que se aspira llegar a un determinado tiempo.

Vigilancia Fiscal


Es el control ejercido por las contralorías sobre la gestión fiscal.

Vigilancia fiscal


Es el control ejercido por la Contraloría Departamental del Meta sobre la gestión fiscal. 

Viáticos y Gastos de Viaje


Son los recursos entregados a los funcionarios, que se deban desplazar de su sede habitual de trabajo en ejercicio de sus funciones, con el fin de sufragar los gastos de desplazamiento, manutención y alojamiento.

Verificación (metrológica)


Comparación directa entre las características metrológicas del equipo de medición y los requisitos metrológicos del cliente.

Verificación


Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados.

Valores éticos


Se atribuyen a las personas y se entienden como las pautas de acción por cuanto orientan la conducta.

W

 

Web


World Wide Web (o la “Web”) o Red Global Mundial es un sistema de documentos de hipertexto y/o hipermedios enlazados y accesibles a través de Internet.

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