La Contraloría Departamental del Meta con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 272 de la Constitución Política, la Ley 42 de 1993, la Ley 610 de 2000 y la Ley 330 de 1996, practicó auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad especial al Instituto de Turismo del Meta, a través de la evaluación al proceso contractual y al sistema de control interno de dicho proceso, vigencia 2018.

 

Tomando como insumo principal la información suministrada por el Instituto de Turismo del Meta, esta Contraloría Departamental evaluó los procedimientos y ejecución de recursos en los procesos auditados, produciendo el presente informe sobre el acatamiento de la normatividad vigente por parte de la Entidad

 

Dicha evaluación se llevó a cabo atendiendo las Normas de Auditoria Gubernamental Colombianas NAGC compatibles con las Normas Internacionales de Auditoría NIAS y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental con enfoque integral prescritos por la Contraloría Departamental del Meta; ello permite que la planeación y ejecución del trabajo proporcione una base razonable para fundamentar el concepto aquí emitido.

 

El proceso de auditoria fundamenta su examen, sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan el proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales. Así mismo los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, que reposan en los archivos de la Contraloría Auxiliar de Auditoría y Control Fiscal Participativo.

 

1.1   ALCANCE DE LA AUDITORIA

 

1. Proceso contractual

 

El Instituto de Turismo del Meta, durante la vigencia 2018, comprometió recursos por valor de $32.746.398.530, los cuales fueron distribuidos para inversión la suma de $8.547.885.952, y para inversión $24.198.512.578. 

 

La auditoría a que se refiere el presente informe tuvo como alcance una muestra de  siete contratos por valor de $ 4.229.369.505, equivalente al 17% del total del presupuesto de inversión ejecutado en la vigencia 2018.

 

1. b) Evaluación al sistema de control Interno

 

Se evaluó el sistema de control interno del proceso contractual vigencia 2018, a través de la aplicación de veinticuatro preguntas dirigidas a evaluar la aplicación y efectividad de controles.

 

En el desarrollo de la auditoría no se presentaron limitaciones que afectaran el alcance de la misma.

 

1.2   CONCEPTO SOBRE EL ANALISIS EFECTUADO

 

La Contraloría Departamental del Meta como resultado de la auditoria adelantada conceptúa que la gestión de los procesos auditados es la siguiente:

 

1. a) Proceso contractual

 

La gestión del proceso contractual es Deficiente, como consecuencia de los siguientes hechos:

 

Si bien de manera general, se cumplen requisitos formales previstos en el respectivo marco normativo, se presentan debilidades en las diferentes etapas, de modo que en la elaboración previa de estudios y diseños en ocasiones, se vulneran las normas de la contratación estatal; se observa falta de planeación en la estructuración del proceso precontractual. Son recurrentes las inconsistencias relacionadas en la etapa precontractual, tales como no contar con análisis económico y del mercado, omitir la obligación de elaborar e incluir dentro del estudio de conveniencia y oportunidad, el análisis de las condiciones y precios del mercado que permita deducir cual es el valor razonable a pagar por la obra o servicio que la Entidad contrató así:

 

• En el convenio de Apoyo Nº 441 de 2018, se presentaron las siguientes falencias:

 

• Se observaron deficiencias en los estudios previos en razón a que la entidad no indicó en la justificación donde se sustente las ventajas comparativas que tiene la contratación con ESAL que permitieran establecer que a un existiendo oferta en el mercado de bienes, obras y servicios objeto de la contratación, el convenio con entidades sin ánimo de lucro represente una optimización de los recursos públicos en términos de eficiencia, eficacia, economía y manejo del Riesgo.

 

• Se evidenciaron debilidades en las labores del supervisor en cuanto a la revisión y verificación de la ejecución y de los soportes de los diferentes gastos realizados con cargo al convenio, al no contar con los soportes idóneos que den cuenta de la utilización del recursos para los fines definidos así como certificar gastos que no debían ser cargados al convenio.

 

• En el contrato de colaboración comercial Nº 215 de 2018 se presentaron las siguientes falencias:

 

• Se observó que la entidad no realizó el análisis de riesgos y la forma de mitigarlo.

 

• En el contrato de colaboración comercial Nº 385 de 2018 se presentaron las siguientes falencias:

 

• El presupuesto oficial no se determinó de manera correcta acorde a las necesidades planteadas por la entidad, las inconsistencias presentadas propiciaron un presupuesto oficial equivocado para el proceso de contratación auditado.

 

• En la oferta presentada por el proponente a quien se le adjudica el contrato de Consultoría Nº 385 de 2018, derivado de las inconsistencias señaladas en el hallazgo anterior, se evidencia que el oferente incluyó como costos directos algunos ítems que corresponden  a costos indirectos y que se tuvieron en cuenta para el cálculo del factor multiplicador, es decir, se le reconoció al contratista mayores valores por estos conceptos.

 

• En el informe de supervisión no se evidencia el soporte de los gastos de todos los componentes de costo que se tuvieron en cuenta para determinar el factor multiplicador.

 

• El grupo de trabajo vinculado al proyecto frente al ofertado en la propuesta economía, presenta una alteración sustancial, hecho que vulnera  los principios de selección objetiva, igualdad, libre concurrencia y transparencia, ya que este grupo profesional no podía ser modificado en la etapa de ejecución contractual, en consideración a que la formación y la experiencia de este equipo, fue requisito habilitante y factor de evaluación de la oferta, determinantes para la escogencia del contratista. En ese sentido la Entidad tenía la obligación de realizar el control y seguimiento al personal utilizado en el proyecto, dejar constancia de los cambios realizados y soportar que el personal que se utilizó en el proyecto tenga las mismas o mejores calidades profesionales y técnicas propuestas.

 

• En el contrato de prestación de servicios Nº 96 de 2018 se presentaron las siguientes falencias:

 

• La Entidad omitió la obligación de elaborar e incluir dentro de los estudios previos el análisis de las condiciones de idoneidad y experiencia que permita a la Entidad Estatal sustentar su decisión de hacer una contratación directa.

 

• Al revisar el valor estimado del contrato y la justificación del mismo, no se evidenció el análisis de los precios de mercado para determinar el cálculo del valor de las actividades con los respectivos soportes que justificaran la estimación del presupuesto. Por lo tanto, se omite el deber de  realizar un estudio de mercado  que determine de manera objetiva el valor estimado del contrato.

 

• El seguimiento no evidencia el cumplimiento de cada una de las actividades establecidas en cada uno de los municipios, este se limitó a mostrar el mismo informe del estudio realizado por el contratista.